Chez Portfolio HiWay Inc., nous nous engageons à protéger la confidentialité de vos informations personnelles. Nous savons que votre vie privée vous tient à cœur. C’est pourquoi nous avons adopté les principes et directives suivantes qui ont pour but de définir la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons les informations personnelles. Ils définissent également la responsabilité que nous avons envers vous et notre accessibilité à votre endroit.
Les informations personnelles constituent les informations qui vous identifient comme individu. Les informations personnelles peuvent inclure des faits au sujet d’un individu ou liés à celui-ci, ainsi que des opinions ou des croyances propres à l’individu. Les informations personnelles n’incluent pas les informations accessibles au public (par exemple, les noms, adresses et numéros de téléphone, qui sont publiés dans les annuaires) ou toute information utilisée dans le but de communiquer ou de faciliter la communication avec une personne en relation avec son emploi, son entreprise ou sa profession. Par exemple, le nom de la personne, le titre de son poste, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone professionnel, son numéro de télécopieur professionnel ou encore, son adresse courriel professionnelle.
Lorsque possible, nous essayons de collecter les informations personnelles directement auprès des individus. Avec votre consentement, nous pouvons également obtenir des informations personnelles vous concernant auprès de tiers tels que des prêteurs ou des agences d’évaluation du crédit. Nous collectons exclusivement ces informations par l’entremise de moyens légaux et équitables, et jamais en utilisant des moyens déraisonnablement intrusifs.
Nous procédons à la collecte d’informations personnelles afin de connaitre nos clients ainsi que leurs besoins et pour déterminer leur éligibilité à nos produits et services, pour recommander des produits ainsi que des services particuliers, pour répondre à leurs besoins, pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires, pour nous conformer aux exigences de divulgation liées à la fiscalité, à l’audit, aux législations sur les valeurs mobilières, et pour administrer et fournir des produits et des services à nos clients. Les informations personnelles que nous collectons auprès de nos clients incluent généralement le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, les informations relatives à l’emploi, les informations bancaires, les informations d’investissement ainsi que les informations personnelles pertinentes concernant la situation familiale de l’individu en question.
De manière générale, les informations que nous collectons auprès de nos clients commerciaux comprennent des informations relatives à leur constitution, aux numéros d’enregistrement des entreprises, à la propriété, aux informations sur les administrateurs et les dirigeants ainsi que les états financiers. Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits ou des services que vous demandez. Dans la plupart des cas, ces renseignements sont exigés par la loi ou par les organismes canadiens qui réglementent les valeurs mobilières.
Il existe une panoplie de circonstances qui peuvent justifier un besoin de divulguer certaines informations personnelles. Par exemple, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à vos conseillers juridiques, fiscaux, financiers, bancaires, etc. afin qu’ils puissent vous fournir des conseils et des services appropriés (comme la préparation de vos déclarations de revenus). Il en va de même pour tout autre tiers ou sociétés affiliées dans le contexte où vous avez consenti à une telle divulgation ou encore, lorsqu’une divulgation est requise ou autorisée par nos régulateurs ou par la loi (par exemple, pour se conformer aux lois anti-blanchiment). À des fins réglementaires, les organismes d’autorégulation (« OAR ») peuvent exiger l’accès aux renseignements personnels qui ont été recueillis ou utilisés par les personnes réglementées ; qu’il s’agisse de clients, d’employés, d’agents, d’administrateurs, de dirigeants, de partenaires ou autres, et ce, qu’ils soient actuels ou anciens. Les OAR collectent, utilisent ou divulguent les informations personnelles obtenues auprès des personnes réglementées à des fins réglementaires. Ceci comprend : la surveillance des activités liées aux transactions (trading), aux ventes, à la conformité financière, à l’examen du bureau de négociation et des autres audits réglementaires, aux enquêtes sur les violations potentielles de la réglementation et de la loi, aux bases de données réglementaires, aux procédures d’application ou disciplinaires, aux rapports auprès des autorités de réglementation des valeurs mobilières et pour partager des informations avec les autorités de réglementation des valeurs mobilières, aux marchés réglementés, aux autres OAR et organismes d’application de la loi de toute juridiction en relation avec l’un des éléments précédemment mentionnés. En outre, nous pouvons divulguer vos informations personnelles si nous pensons, de bonne foi, que la divulgation est nécessaire ou souhaitable afin de protéger nos intérêts. Nous ne divulguerons pas vos informations personnelles à des tiers afin qu’ils puissent promouvoir leurs produits ou services sans avoir au préalable demandé votre consentement.
Dans le but de protéger vos informations personnelles, nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons pas vos informations personnelles à des fins autres que celles identifiées préalablement ; à moins d’avoir obtenu votre consentement supplémentaire. Nous maintenons des normes et des procédures de sécurité afin d’empêcher les accès non autorisés aux informations personnelles. Nos normes et procédures de sécurité sont mises à jour et testées de temps à autre dans le but d’améliorer la protection des informations personnelles et pour assurer l’intégrité de vos informations personnelles. Nous prenons les mesures appropriées pour faire respecter les responsabilités qui incombent à nos employés en matière de confidentialité. Nos fournisseurs et agents sont tenus de maintenir votre confidentialité et ne peuvent pas utiliser les informations à des fins non autorisées. Lorsque nous fournissons des informations en réponse à une demande ou à une commande légale ou réglementaire, nous nous assurons que la commande soit valide. De surcroit, nous divulguons uniquement les informations requises. Autrement, nous demanderons votre consentement avant de divulguer toute information.
Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire, et ce, conformément aux raisons initiales de leurs collectes, ou selon la loi. La durée de conservation des informations varie en fonction du produit ou du service et de la nature des informations. Cette période peut s’étendre au-delà de la fin de votre relation avec nous, sans jamais conserver les informations plus longtemps que nécessaire afin de répondre à tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure. Lorsque vos informations personnelles ne sont plus nécessaires aux fins qui vous ont été expliquées, nous enclencherons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous forme d’informations anonymes.
Nous aimerions avoir votre consentement pour continuer à collecter, utiliser et divulguer vos informations personnelles aux fins précédemment indiquées. Cependant, ce choix vous appartient. Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à tout moment. Dans tous les cas, ceci peut avoir pour effet de limiter ou de mettre terme à notre capacité de vous fournir des produits et des services et/ou de communiquer avec vous. Vous pouvez également faire supprimer votre nom de nos listes de numéros de téléphone, d’envois postaux et de courriels. Nous utilisons ces listes afin de communiquer avec vous et pour vous faire part d’informations pertinentes et/ou des produits ou des services qui pourraient vous intéresser.
Nous tentons de conserver nos dossiers aussi exacts et complets que possible. Vous pouvez nous aider à maintenir l’exactitude de vos informations en nous avisant de tout changement apporté à vos informations personnelles. Si vous identifiez des erreurs parmi les informations vous concernant, nous vous invitons à nous le faire savoir afin que nous puissions apporter les correctifs nécessaires immédiatement. Nous nous assurerons également que cette mise à jour soit communiquée à toutes les personnes susceptibles d’avoir mal été informées.
Lorsqu’un individu visite notre site internet, nous collectons uniquement les informations ayant été fournies volontairement par celui-ci. Cependant, notre serveur internet compile les informations générales des visiteurs, telles que leur nom de domaine et l’heure de leur visite. Ces informations sont collectées et utilisées pour diagnostiquer tout problème en lien avec notre serveur, pour administrer notre site internet et pour recueillir des informations démographiques nous permettant d’évaluer et d’améliorer notre site internet. Nous ne divulguons pas et ne vendons pas ces informations à des tiers. Nous faisons l’usage de témoins (cookies) pour emmagasiner les préférences des visiteurs, pour enregistrer des informations propres à l’utilisateur pour les pages qu’il a accédé ou visité, et afin de personnaliser le contenu du site internet en fonction du type de navigateur utilisé et des autres informations envoyées par le visiteur. En communiquant avec nous par courriel, nous pouvons collecter, utiliser et divulguer ces informations aux fins pour lesquelles elles nous ont été communiquées ou à des fins autrement requises ou autorisées par la loi. Ces informations, comme toutes les informations personnelles que nous recueillons, seront uniquement conservées le temps nécessaire afin de nous permettre de fournir des services ; conformément aux lois qui nous régissent. Nous ne pouvons pas garantir que les liens externes sur notre site internet mènent vers des sites sécurisés. Nous ne pouvons pas non plus garantir que les informations contenues sur ces sites externes soient exactes. Ces sites peuvent avoir des politiques de confidentialité différentes des nôtres. Les visiteurs sont donc tenus de lire les politiques des sites externes avant de les utiliser.
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des pratiques entourant la confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité à l’adresse suivante : Portfolio HiWay Inc., 4005-3080 rue Yonge, Toronto, Ontario M4N 3N1. Vous pouvez également nous faire parvenir un courriel à l’adresse suivante : support@portfoliohiway.com. Pour nous joindre par téléphone, composez le 1-833-774-4929. Autrement, nous procéderons en tenant pour acquis que vous consentissiez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles (y compris les informations personnelles que nous avons précédemment collectées) aux fins identifiées ; conformément à la présente politique.
